Інструкція з діловодства

 

УКРАЇНА

БІЛЯЇВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

12.10.2015                             м.Біляївка                           №   529/РА-2015

 

 

Про затвердження Інструкції з діловодства в Біляївській

районній державній адміністрації Одеської області

 

Відповідно до ст. ст. 6, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»,   вимог   постанови  Кабінету   Міністрів   України   від 30 листопада 2011 року №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з метою визначення єдиного порядку роботи з документами, організації діловодства в апараті та структурних підрозділах Біляївської районної державної адміністрації:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Біляївській районній державній адміністрації (додається).

2. Визнати такими, що втратило чинність, розпорядження голови районної державної адміністрації від 12 березня 2012 року «Про затвердження Інструкції з діловодства в Біляївської районної державної адміністрації».

3. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.

 

Голова районної

державної адміністрації                                                                      А.К.Жумаділов     

 

 

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної державної адміністрації
_____________№ _____________


Інструкція з діловодства
в Біляївській районній державній адміністрації

I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в Біляївській районній державній адміністрації  (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування відділу діловодства та контролю апарату Біляївської районної державної адміністрації (далі –відділ діловодства), вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в Біляївській районній державній адміністрації (далі - райдержадміністрації), взаємодії зі структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними підрозділами органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування Біляївського району незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в апараті райдержадміністрації, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Територіальні підрозділи центральних органів виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в апараті райдержадміністрації повинні відповідати вимогам Інструкції.

4. Відповідальність за стан діловодства, обліку і звітності в райдержадміністрації покладається на керівника апарату райдержадміністрації.

За зміст, строки, якість виконання та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України і Кабінету Міністрів України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад, кореспонденцію від Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних та обласних органів виконавчої влади,  відповідають заступники голови райдержадміністрації згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, строки, якість виконання та оформлення на належному рівні документів,  організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах райдержадміністрації відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в апараті, структурних підрозділах  райдержадміністрації, покладається на їх структурні підрозділи, які забезпечують діловодство згідно з положеннями про підрозділ та посадовими інструкціями.

6. Основним завданням Відділу діловодства є встановлення в райдержадміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в апараті райдержадміністрації.

Відділ діловодства забезпечує діяльність райдержадміністрації згідно з завданнями відповідно до положення про відділ, затвердженого відповідним розпорядженням голови райдержадміністрації та:

            розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

            здійснює реєстрацію та веде облік документів;

            організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу райдержадміністрації;

            забезпечує впровадження та контролює дотримання підрозділами  Біляївської районної державної адміністрації вимог Інструкції, Регламенту Біляївської районної державної адміністрації та національних стандартів;

            вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті та структурних підрозділах  райдержадміністрації;

            проводить регулярно перевірку стану діловодства та контролю в структурних підрозділах райдержадміністрації та виконавчих комітетах місцевих рад;

            забезпечує впровадження та використання інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в райдержадміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням і виконанням документів в райдержадміністрації;

            забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

            проводить аналіз інформації про документообіг для вжиття заходів щодо вдосконалення діловодства та контролю в райдержадміністрації;

            організовує збереження документаційного фонду апарату райдержадміністрації та користування ним;

            ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації державних службовців з питань діловодства та контролю;

            засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом райдержадміністрації.

 

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про структурні підрозділи райдержадміністрації і посадовими інструкціями.

9. В апараті райдержадміністрації визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування управлінської інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

10. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання райдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій.

11. Управлінська документація в райдержадміністрації визначається згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

12. В райдержадміністрації діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою чи мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

13. Оформлення документів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Бланки документів

14. Організаційно-розпорядчі документи (листи, розпорядження, доручення) райдержадміністрації оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

15. Назва виду документа (розпорядження, доручення) зазначається на загальному бланку і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

16. В райдержадміністрації використовують такі бланки документів:

загальний бланк для листів  (додаток 2);

бланк розпорядження голови  (додаток 3);

бланк доручення   (додаток 4).

17. Бланки районної державної адміністрації виготовляються згідно з вимогами державних стандартів, додатка 10 до постанови Кабінету Міністрів України від 23 серпня 1995 року N 672 “Про затвердження зразків і описів гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, бланків і вивісок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій” згідно з додатком 2  Інструкції.

            Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

 

     Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

     30 - ліве;

     10 - праве;

     20 - верхнє та нижнє.

18. Довідкові дані про райдержадміністрацію містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування райдержадміністрації.

19. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

20. Код райдержадміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про райдержадміністрацію".

Код фіксується тільки на бланках для листів Біляївської районної державної адміністрації.

21. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

22. Для листування з іноземними кореспондентами використовується бланк, в якому реквізити зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України проставляються у центрі верхнього поля. Такі бланки в межах України не використовуються.

23. Бланки організаційно-розпорядчих документів виготовляються друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка.

24. Під час підготовки всіх видів організаційно-розпорядчих документів працівники апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації  оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

25. Бланки листів обов'язково обліковуються, інші організаційно-розпорядчі документи зберігаються у відповідних підрозділах відділу діловодства та контролю.

26. Всі організаційно-розпорядчі документи виготовляються централізовано відділом фінансово-господарського забезпечення апарату Біляївської районної державної адміністрації.

27. Внутрішні документи (протоколи, витяги з протоколів, телеграми, факсограми, заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках .

28. Для  внутрішніх документів використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) згідно з додатками 5 – 11.

29. В документах (крім розпоряджень голови районної державної адміністрації) допускається вживання скороченого найменування «Біляївська райдержадміністрація».

Дата документа

30. Датою документа є відповідна дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому райдержадміністрацією разом з іншими установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

     У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад:03 червня 2011 р.

Затвердження документів

31. Особливим способом засвідчення документа є його затвердження.

Документи затверджуються головою, або заступниками голови Бідяївської райдержадміністрації (далі-посадовими особами), до повноважень яких належить вирішення питань, наведених у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки, заходи тощо) затверджуються розпорядженням голови райдержадміністрації.

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження  наведений у додатку 5.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядження.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ” (не береться в лапки), найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Біляївської районної
державної адміністрації
(Підпис)  (Ініціали, прізвище)
Дата 

Документи, що передбачають засвідчення підписом голови районної державної адміністрації, подаються начальнику відділу діловодства та контролю.

Відбиток печатки

32. Примірний перелік документів, які скріплюється гербовою печаткою, зазначений в додатку 6.

Відбиток печатки, на якому зазначено найменування апарату райдержадміністрації або структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках документів у разі розсилання.

33. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

34. Голова райдержадміністрації своїм розпорядженням визначає порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Складення документів

Розпорядження голови райдержадміністрації

35.  Голова районної державної адміністрації видає розпорядження одноособово.

Згідно зі статтею 39 Закону України “Про місцеві державні адміністрації” у разі відсутності голови районної державної адміністрації його функції і повноваження виконує перший заступник голови райдержадміністрації. У разі відсутності останнього - той заступник голови райдержадміністрації, який замінює його відповідно до розподілу обов’язків.

36. Розпорядження, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

37. Проекти розпоряджень готуються структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади України, які відповідно до п.1 Указу Президента України  від 5 листопада 1996 року N1035/96 “Про заходи щодо підвищення ефективності роботи і відповідальності територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та забезпечення їх взаємодії з Радою міністрів Автономної Республіки Крим та місцевими державними адміністраціями” підзвітні та підконтрольні голові районної державної адміністрації з питань, що віднесені законодавством до компетенції райдержадміністрацій.

38. З метою посилення обґрунтованості та дієвості розпоряджень голови райдержадміністрації, відповідності чинному законодавству кожен проект розпорядження на звороті обов’язково візується виконавцем (із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади та номера телефону), заступником голови районної державної адміністрації, який за розподілом обов’язків відповідає за підрозділ, юридичним відділом апарату, загальним відділом, керівником апарату райдержадміністрації з обов’язковим позначенням дати візування.

39. Якщо до розробки та реалізації проекту розпорядження причетні інші структурні підрозділи райдержадміністрації або є зацікавлені органи, установи та організації, то юридичний відділ апарату райдержадміністрації визначає  перелік додаткових  віз.

40. Проекти розпоряджень та додатки до них з визначенням фінансових і матеріальних ресурсів обов’язково візуються в фінансовому управлінні райдержадміністрації (або відділі господарсько-фінансового забезпечення апарату райдержадміністрації).   

Кошториси, що додаються до проектів розпоряджень голови райдержадміністрації, візуються керівниками структурних підрозділів, які готують проект розпорядження, та фінансовим управлінням райдержадміністрації, у разі потреби - у відділі господарського-фінансового забезпечення апарату райдержадміністрації).   

41. Проекти розпоряджень з кадрових питань обов’язково візуються начальником відділу організаційно-кадрової роботи, юридичному відділі та у разі потреби  - начальником відділу фінансового-господарсько забезпечення апарату, сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи апарату райдержадміністрації.

42. Проекти розпоряджень про відрядження голови та заступників голови райдержадміністрації візуються у відділах організаційно-кадрової роботи, юридичному, фінансового-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації.

43. Проекти розпоряджень  про видачу (переоформлення, анулювання) ліцензії на певні види господарської діяльності та дублікати на її впровадження протягом двох днів візуються виконавцем, начальником підрозділу, який готує проект розпорядження, заступником голови районної державної адміністрації за розподілом обов’язків, та відділом діловодства та передаються на підпис голові райдержадміністрації.

 

 

Запис про державну реєстрацію

44. Запис про державну реєстрацію робиться на розпорядженнях голови райдержадміністрації, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у Біляївському районному управлінні юстиції Одеської області в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці розпорядження голови райдержадміністрації  для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце          (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Опрацювання проектів розпорядження

45. Бланки розпоряджень голови райдержадміністрації та проектів розпоряджень друкуються в структурних підрозділах районної державної адміністрації, інших підрозділах органів влади, які ініціюють підготовку проекту розпорядження.

46. Структурні підрозділи райдержадміністрації, територіальні підрозділи центральних органів виконавчої влади готують проекти розпоряджень, включаючи додатки до розпорядження, без виділення шрифтів та інших специфічних ефектів обраного текстового редактора Microsoft Word, без переносів слів, довжиною рядка 64 символи.

Назва розпорядження друкується скороченим рядком, починаючи
з 6 знаку, довжиною рядка у 50-55 символів.

Завізований проект розпорядження (з усіма виправленнями) та оригіналу розпорядження на бланку виконавці надають до відділу діловодства та контролю.

Проект розпорядження, в якому є тільки орфографічні помилки, погоджувати вдруге не обов’язково.

47. Відділ діловодства та контролю подає на підпис голові районної державної адміністрації проект розпорядження з усіма виправленнями з написом в лівому верхньому кутку «До розпорядження» засвідчене факсимільним підписом голови районної державної адміністрації  та оригінал розпорядження на бланках з усіма додатками та документами що стали підставою для прийняття розпорядження.

Розпорядження підписуються головою районної державної адміністрації, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки

48. Розпорядження мають заголовки, констатуючу і розпорядчу, або лише розпорядчу частини,  додатки.

Заголовки коротко і точно повинні відповідати змісту розпорядження.

У констатуючій частині розпорядження має бути посилання на нормативно-правові акти, відповідно до яких розроблено розпорядження, визначається мета його видання.

Якщо розпорядження видаються за підсумками розгляду питання на засіданні колегії райдержадміністрації, то це обов’язково зазначається наприкінці  констатуючої частини.

Розпорядження із соціально-економічних питань та виконання районного бюджету  повинні, як правило, мати преамбулу, в якій викладається аналіз стану справ і причин недоліків у розв’язанні відповідних проблем. 

Перші пункти розпорядження обов’язково повинні нести розпорядчі функції.

49. Зміст розпорядження повинен бути викладений офіційно-діловим стилем з дотриманням норм державної мови. Вживані у тексті терміни повинні використовуватися в одному значенні і не мати різного тлумачення. Речення повинні бути стислими, простими і зрозумілими за змістом.

50. Контроль за виконанням розпорядження покладається на голову або на одного із заступників голови районної державної адміністрації чи на керівника апарату, про що повинен свідчити останній пункт.

51. Розпорядження про виділення бюджетних коштів обов’язково мають пункт, в якому визначено, хто і коли звітує про цільове використання коштів.

            52. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

 

            53. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

 

            54. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

 

            55. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

 

            56. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

            57. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

 

            58. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

 

            59. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення. 

Додатки до розпоряджень

60. Якщо частина тексту розпорядження викладається як додаток, то це обумовлюється в тексті основного документа. Один додаток до розпорядження не нумерується. Якщо додатків декілька, то вони нумеруються у порядку посилання на них в основному документі. Знак № при цьому перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки мають назви, ідентичні зазначеним у розпорядженні.

Додатки до розпоряджень повинні мати відмітку з посиланням на дату і номер розпорядження. Відмітка робиться у верхньому правому кутку першого аркуша додатка за зразком:

 

Додаток
до розпорядження голови
районної державної адміністрації
22.04.2012 №222 

 

Додаток

до розпорядження голови

районної державної адміністрації

22.02.2010 №140

(у редакції розпорядження голови районної державної адміністрації

22.04.2012 №222) 

61. Оформлені додатком до розпорядження заходи повинні бути чітко сформульовані та відповідати на запитання “що, кому і в які строки треба зробити?”. 

62. Оформлені додатком тимчасові склади комісій, рад, оргкомітетів, робочих груп тощо формуються за алфавітним порядком прізвищ осіб, запропонованих до його складу, із зазначенням імен, по батькові, посад за основним місцем роботи. Якщо ці органи постійно діючі  – в додатку зазначаються тільки посади.

Керівництво зазначених комісій, рад, оргкомітетів, робочих груп друкується на початку списку у порядку субординації з позначенням відведених їм функцій.

Якщо до складу зазначених органів запропоновані особи, які не є державними службовцями, обов’язково необхідно отримати їхню згоду на участь у роботі цих органів та згоду керівництва установ, де вони працюють. У цьому випадку на проекті розпорядження виконавець зазначає наявність такої згоди.

63. Списки представлених до нагородження осіб формуються за алфавітом у межах всього списку  або в межах районів і міст, розташованих за  алфавітом.

Прізвища у списках не нумеруються.

64. Підписуються додатки до розпоряджень керівником апарату райдержадміністрації або, у разі його тривалої відсутності - особа, яка виконує його обов’язки за розпорядженням голови райдержадміністрації.

65. Якщо розпорядженням голови райдержадміністрації затверджується положення про структурний підрозділ райдержадміністрації, відділ діловодства та контролю готує на затвердження голові райдержадміністрації окреме Положення про підрозділ за зразком:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

районної  державної

адміністрації

______№__________________

Реєстрація та зберігання розпоряджень

66. Після підписання відповідно до цієї Інструкції та Примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, затвердженої наказом Держкомархівів України від 18 лютого 2003 року №24 розпорядження реєструються у відділі діловодства та контролю шляхом присвоєння їм відповідних індексів: порядкового реєстраційного номеру; відповідних літер, в межах груп;  року видання.

Розпорядження розподіляються на групи:

РА – розпорядження голови райдержадміністрації з основної діяльності;

к – розпорядження голови райдержадміністрації про призначення, переведення, заохочення, стягнення, звільнення заступників голови, працівників апарату, керівників управлінь, відділів та інших структурних  підрозділів райдержадміністрації, присвоєння рангів державних службовців тощо;

в – розпорядження голови райдержадміністрації про надання відпусток;

вд – розпорядження голови райдержадміністрації про відрядження голови та заступників голови райдержадміністрації.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та тире.

Номер розпорядження розміщується на титульному аркуші, по центру, після дати документа за зразком:

 

04.01.2012                                                                                             № 247/РА-2012

Нумерація розпоряджень голови районної державної адміністрації єдина протягом року в межах кожної групи.

67. Спільні розпорядження голови районної державної адміністрації та голови районної ради оформляються не на бланках. Вони готуються, візуються та підписуються у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Підписи голів райдержадміністрації та районної ради розташовуються на одному рівні.

Реєстраційний номер таких розпоряджень складається з номера районної державної адміністрації та через правобічну похилу риску з номера районної ради.

68. Після реєстрації розпорядження тиражуються та не пізніше 3-х днів з моменту підписання надсилаються  відповідно до переліку розсилки.

Термінові розпорядження доставляються в день підписання.

69. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою районної державної адміністрації, копії розпоряджень – печаткою відділу діловодства та контролю.

70. Оригінали розпоряджень у хронологічному порядку зберігаються у відділі діловодства та контролю протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання до відомчого архіву районної державної адміністрації.

71. Відповідальність за зберігання оригіналів розпоряджень голови районної державної адміністрації покладається відповідно до функціональних обов’язків на працівника відділу діловодства та контролю.

72. За поповнення комп’ютерної бази даних розпоряджень голови райдержадміністрації  розділу “Розпорядження голови райдержадміністрації ” та сайту районної державної адміністрації в мережі INTERNET,  відповідно до функціональних обов’язків, відповідають спеціалісти відповідних структурних підрозділів.

Накази     

73. В апараті райержадміністрації за дорученням керівника апарату райдержадміністрації видаються накази.

74. Накази з кадрових питань готує відділ організаційно-кадрової роботи  на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів апарату, заяв працівників, та інших документів та передає на підпис керівнику апарату райдержадміністрації з обов’язковими відмітками на звороті про погодження з юридичним відділом, відділом фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації.

75. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить такі елементи:

Вступ (причина видання наказу, основні факти)

Висновок (мета видання наказу)

Посилання на нормативно – правові акти

Розпорядча частина позначається словом „Наказую” та викладається у пунктах, сформульованих у неозначеній формі, з єдиною нумерацією арабськими цифрами, в яких зазначено, що треба зробити, строк та відповідальні за виконання. В останньому пункті зазначається особа, якій доручено контролювати виконання наказу. Окремі пункти можуть поділятися на підпункти другого і третього порядку за зразком “2.1.”, “2.1.1.”.

76. Відповідно до затвердженої номенклатури справ реєструють, зберігають та відповідають за правильність оформлення (наявність віз, документів, які стали підставою для їх підготовки) наказів: відділ діловодства та контролю - з організаційних питань, відділ організаційно-кадрової роботи- з кадрових питань.

77. До наказів додаються всі внутрішні документи, які підготовлені на виконання наказів.

78. Копії наказів надсилаються лише тим службовим особам, яких вони стосуються.

79. Накази та матеріали до них, у разі потреби, надають для роботи працівникам апарату райдержадміністрації лише у приміщенні, де вони зберігаються, у присутності працівника відділу діловодства або відділу організаційно-кадрової роботи.

Протоколи

80. Хід обговорення питань на засіданнях колегії, апаратних нарадах при голові районної державної адміністрації, нарадах при заступниках голови райдержадміністрації, районних нарадах та робочих поїздках фіксується у відповідних протоколах.

81. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

82. Протокол є офіційним документом і повинен давати вичерпну інформацію щодо учасників колегії (наради), доповідачів, виступаючих та змісту доручень.

83. Протокол можуть складатися в повній або стислій формі.

У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

Зразки протоколів додаються (додатки 7, 8).

84. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

85. Нумерація протоколів ведеться з початку календарного року. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання, наради.

86. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються заголовок (найменування засідання, наради), дата, номер і місце складання протоколу, прізвище, ініціали, посада головуючого, присутніх членів колегії, запрошених, представників органів вищого рівня, порядок денний. У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегії без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменуванням установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиленням на список, що додається до протоколу.

 Порядок денний (перелік розглянутих питань) дається наприкінці вступної частини із зазначенням  доповідача з кожного питання. Слова «порядок денний» друкується від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.  Кожне питання порядку денного нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабським цифрами і будується за такою схемою: СЛУХАЛИ -  ВИСТУПИЛИ -  ВИРІШИЛИ . Зазначені слова друкуються без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слів «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача, Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.  Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається» «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксується виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова «ВИРІШИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення (розпорядження доручення, протокольні завдання) повинні бути конкретними і включати  складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. 

Протокольні завдання, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумерується арабським цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

87. У разі коли на засідання приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засідання, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилення на  номер і дату протоколу. 

88. Протоколи засідання колегії райдержадміністрації оформляються спеціалістами відділу організаційно-кадрової роботи протягом 3 робочих днів після засідання колегії, підписуються головою колегії та зберігаються у відділі організаційно-кадрової роботи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

89. Протокол візується із зазначенням дати та розшифровкою підпису на останньому аркуші виконавцем та начальником підрозділу райдержадміністрації.

90. Після засідання колегії райдержадміністрації структурний підрозділ райдержадміністрації, територіальний підрозділ органу влади, відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії райдержадміністрації не встановлено інший строк) проект розпорядження (доручення) голови райдержадміністрації з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує його із членами колегії райдержадміністрації, які висловили зауваження та пропозиції щодо розглянутого проекту розпорядження (доручення), та подає на розгляд голови колегії райдержадміністрації протокол опитування членів колегії.

91. Протоколи за підсумками виїзних робочих поїздок голови райдержадміністрації оформляють протягом 3 робочих днів після робочої поїздки спеціалісти структурних  підрозділів районної державної адміністрації або територіальних підрозділів органів влади, які ініціювали проведення наради та передають відділу діловодства для підготовки на підпис голові райдержадміністрації та подальшого контролю і зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ.

92. Протоколи районних нарад під головуванням голови райдержадміністрації оформляються протягом 5 робочих днів після наради відповідними структурними підрозділами райдержадміністрації або територіальними підрозділами органів влади, які ініціювали нараду, і передають загальному відділу для підготовки на підпис голові райдержадміністрації та подальшого контролю і зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ.

93. Протоколи нарад під головуванням заступників голови райдержадміністрації оформляються, контролюються і зберігаються у відповідних структурних підрозділах райдержадміністрації або територіальних підрозділах органів влади, які ініціювали нараду.

94. Протоколи апаратних нарад оформляються спеціалістами відділу діловодства протягом наступного робочого дня після проведення наради, підписуються головуючим на нараді, контролюються та зберігаються у відділу діловодства відповідно до затвердженої номенклатури справ.

95. Протоколи апаратних нарад при заступниках голови райдержадміністрації для керівників підлеглих структурних підрозділів оформляють, контролюють та зберігають спеціалісти відділу організаційно-кадрової роботи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

96. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою  відділу діловодства і надсилаються у разі потреби, заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Документи до протоколів колегії та нарад

97. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії райдержадміністрації  проводяться згідно з Регламентом Біляївської районної державної адміністрації, затвердженим відповідним розпорядженням голови райдержадміністрації.

98. Засідання колегії райдержадміністрації проводяться відповідно до квартальних планів роботи райдержадміністрації, затвердженим відповідним розпорядженням голови райдержадміністрації та, у разі потреби, проводяться позачергові засідання за дорученням голови райдержадміністрації.

99. Документи з питань, що вносяться на розгляд засідання колегії райдержадміністрації повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення, позачергового засідання - не пізніше ніж за один день.

Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проекти розпоряджень, доручень, завізовані керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до них (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

у разі потреби, довідки про погодження проектів розпоряджень, доручень із заінтересованими структурними підрозділами райдержадміністрації та територіальними підрозділами органів виконавчої влади;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

100. Матеріали до колегії та нарад за участю голови райдержадміністрації погоджуються із заступником голови райдержадміністрації, який відповідно до розподілу обов’язків відповідає за питання, та додаються до протоколу.

101. Відділ організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації, який відповідно до своїх повноважень, забезпечує організацію роботи засідання колегії райдержадміністрації, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

102. Документи, підготовлені для розгляду на засіданні колегії райдержадміністрації зберігаються згідно з номенклатурою справ у відділі організаційно-кадрової роботи, копії – у посадових осіб, які відповідно до своїх повноважень забезпечують організацію роботи колегії. 

103. У разі проведення закритого засідання колегії райдержадміністрації (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

104. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідання колегії райдержадміністрації відповідають керівники структурних підрозділів райдержадміністрації, які готують питання.

105. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у розділі «протоколи» цієї  Інструкції.

106. Рішення колегії райдержадміністрації реалізуються шляхом видання розпоряджень, окремих та протокольних доручень голови райдержадміністрації.

Виконавцям надсилаються копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу діловодства згідно з додатком 9.

Доручення

107. За підсумками засідання колегій, нарад, робочих поїздок, особливих подій та надзвичайних ситуацій, на виконання доручень, розпоряджень голови та заступників райдержадміністрації, актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, в інших випадках, коли потрібне втручання посадових осіб різних структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів влади, органів місцевого самоврядування у розв’язанні негайних питань, голова та заступники голови райдержадміністрації мають право надавати доручення.

108. Для підготовки доручень за ініціативою структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів органів влади, обов’язкова попередня згода голови або  заступника голови райдержадміністрації, який має його підписати.

109.  Доручення надаються тільки у межах повноважень особи, яка його підписує.

110. Всі  доручення  повинні  оформлятися  на бланку за встановленим зразком згідно з додатком  4.

111. Текст доручення складається з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування  для його складання, у другій – завдання.

112. Пункти доручення  складаються з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання.

113. Текст доручення повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

114. У дорученні обов’язково повинно бути  посилання на  підставу для видання доручення.

115. Доручення не може:

-  готуватися окремо, якщо з порушеного питання є документ, який зареєстрований у відділі діловодства;

- підмінювати розпорядчий документ, у т.ч. про виділення коштів;

-  затверджувати заходи, постійно діючі  комісії, колегіальні органи структурних підрозділів райдержадміністрації  тощо;

- готуватися  для  отримання інформації, якщо це не передбачено законодавством та нормативним документами;

 - якщо відповідно до розпоряджень, доручень, попередніх документів керівництвом райдержадміністрації вже надавалися завдання та були встановлені строки.

116. Доручення, що надаються на  засіданнях колегії райдержадміністрації з питань, включених до порядку денного, оформляються окремо та підписуються головуючим на колегії.

117. Під час засідання колегії і апаратних нарад головуючий може надавати доручення на питання, які не передбачені у порядку денному або розгляд питання не передбачав підготовку проектів розпорядження або доручення. 

В таких випадках оформляються протокольні доручення.

118. Протокольні доручення за результатами апаратних нарад доводяться до виконавців у вигляді копії протоколу протягом наступного робочого дня після підпису головуючим на паперових носіях та, у разі стислих строків виконання, попередньо електронною поштою.

119. Відповідальність за зміст, рівень підготовки, належне оформлення доручення та його виконання покладається на керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, які його ініціюють або яким було доручено його готувати.

120. Проекти доручень голови райдержадміністрації, обов’язково попередньо візуються: виконавцем (із зазначенням підрозділу, посади, номера телефону), начальником підрозділу, заступником голови районної державної адміністрації, який відповідає за підрозділ відповідно до функціональних обов’язків, юридичним відділом, відділом діловодства з обов’язковим зазначенням дати візування.

Проекти доручень заступників  голови райдержадміністрації, обов’язково попередньо візуються: виконавцем (із зазначенням підрозділу, посади, номера телефону), начальником підрозділу, юридичним відділом апарату, відділом діловодства райдержадміністрації, з обов’язковим зазначенням дати візування.

121. Якщо до реалізації завдань доручення причетні інші структурні підрозділи райдержадміністрації, або є зацікавлені органи, установи та організації, начальник юридичного відділу апарату райдержадміністрації, або його заступник визначають перелік додаткових  віз.

122. На доопрацювання зауважень до проекту доручення надається 3 дні.

123. Погоджений проект доручення на електронних та паперових носіях  з візами і переліком розсилки  надається до відділу діловодства для подання на підпис та реєстрації.

Вихідні та службові (внутрішні) листи

124. Районна державна адміністрація під час здійснення своїх повноважень може підтримувати оперативні зв’язки зі структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади, підприємствами установами і організаціями, громадянами за допомогою листів. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктаж тощо, листи складаються в електронному вигляді та направляються електронною поштою.

125. Всі службові листи повинні оформлятися на бланках районної державної адміністрації згідно з додатком 2  Інструкції.

126. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

127. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації та територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади України.

Відповідальність за зміст документа, який візують кілька осіб, несуть однаковою мірою всі ці особи.

128. Вихідні листи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у  відділі діловодства.

129. Під час приймання відповідальними працівниками відділу діловодства від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документу розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз у другому примірнику документа та копії, що залишається у справах установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

130. Вихідні листи готують структурні підрозділи райдержадміністрації, територіальні підрозділи органів влади з власної ініціативи, на виконання завдань керівництва районної державної адміністрації або на виконання вхідних документів.

131. Вихідні листи за підписом керівництва райдержадміністрації, які надсилаються за ініціативою структурного підрозділу райдержадміністрації з метою одержання інформації від інших структурних підрозділів райдержадміністрації з питань, що належать до їхньої  компетенції, або на виконання доручень (завдань) керівництва райдержадміністрації або вищих органів влади, узагальнює підрозділ, який їх готував, та за результатами інформує голову або  заступника голови райдержадміністрації за розподілом обов’язків.

132. Текст листа оформлюється як суцільний текст, анкета, таблиця або поєднання цих форм.

Суцільний текст листа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання положень, листів, розпоряджень.

Як правило, тексти листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання листа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках лист може містити тільки резолютивну частину – прохання без пояснення.

133. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються при підготовці довідково-інформаційних, фінансових документів тощо.

134. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських та інших документах.

135. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових листів покладається на керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації та територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади України.

Відповідальність за зміст документу який візують кілька осіб, несуть однаковою мірою всі ці особи.

136. Реєстраційний номер листа-відповіді складається з вхідного номера документа, на який надається відповідь (із зазначенням індексу керівника, який підписав документ), та через косу риску – порядкового вихідного номера. При цьому посилання на вихідний номер документу на який надається відповідь, обов’язкове.

137. Телеграми (факсограми) готуються без використання бланків. Тексти телеграм повинні бути особливо чіткими та лаконічними.

Якщо телеграма направляється не всій категорії адресатів, а окремим із них, то кожному адресату готується примірник телеграми. Один примірник телеграми  разом з переліком розсилки залишається відділу діловодства.

Адресування листів

138. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

 

Кабінет Міністрів України

Головна служба регіональної політики
Секретаріату Президента України 

139. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата та подається у давальному відмінку, наприклад:

 

Начальнику районного управління юстиції Одеської області
            (прізвище, ініціали) 

У разі потреби в реквізиті “Адресат” можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

140. При надсиланні документа багатьом однорідним установам адресат може зазначатися узагальнено, наприклад:

Головам виконкомів сільських рад району

 

Керівникам структурних підрозділів

райдержадміністрації

 

Структурні підрозділи
райдержадміністрації

 

141. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “Копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше, ніж чотирьом адресатам, складається їхній перелік на окремому аркуші, а на кожному примірнику зазначається лише один адресат.

142. До реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Голові Івано-Франківської обласної ради
(Прізвище, ініціали)
вул.Грушевського, 21,
м.Івано-Франківськ, 76004

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

 

(Прізвище, ініціали)
вул. Корольова, 22, кв.209,
м. Одеса, 65104

143. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їхня поштова адреса на документах не зазначається.

144. Адресати на схемних телеграмах не зазначаються, замість адреси літерами зазначається схема.

145. Заголовок до тексту повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

При підготовці інформацій на  виконання актів  Президента України  та  Кабінету Міністрів України звітні інформації надаються за формою:

 

 Секретаріат Президента України

Про виконання завдання щодо
(зміст   завдання),  визначеного в
Указі (розпорядженні,  дорученні)
Президента України від ___ №___

 

 

 Кабінет Міністрів України

Про виконання завдання щодо
(зміст завдання), визначеного в
(постанові,  розпорядженні,
дорученні) Кабінету Міністрів 
України від ___ №_____________

 

 

Зміст інформації про хід реалізації завдання.

Просимо зняти з контролю (перенести строк виконання до ________ 200__ року) завдання щодо (зміст завдання), визначеного в пункті __ (повна назва документа).

Оформлення додатків до листів

146. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом.

147. Додатки до листів можуть бути трьох видів:

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

148. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

149. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів, повідомлень тощо оформляються у такому порядку:

- якщо лист має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.

- якщо лист має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

Додатки:

1. Розрахунок витрат коштів на здійснення попереджувальних протиепідемічних заходів по Біляївського району на 1 арк. в 1 прим.

 

2. Розрахунок витрат коштів на ліквідацію спалахів інфекційних хвороб на 2 арк. в 1 прим.

- якщо до листа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток:

Зведений звіт про результати проведення державної інвентаризації радіоактивних відходів та джерел іонізуючого випромінювання в Біляївському районі і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис на окремому аркуші, а в самому документі після тексту зазначається:

Додатки:

відповідно до опису на 150 арк.

- якщо додаток надсилається не всім зазначеним у документі адресатам, то відмітку про нього оформляють за формою:

Додаток:

на 5 арк у 2 прим. на першу адресу.

Підпис (засвідчення документів)

150. Документи засвідчуються шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки.

151. Посадові особи райдержадміністрації  підписують документи тільки в межах своїх повноважень, згідно з розпорядженням голови райдержадміністрації про розподіл основних обов'язків між головою, першим заступником, заступниками голови, керівником апарату районної державної адміністрації.

152. Листи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою або заступниками голови райдержадміністрації.

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації підписують листи до органів влади або іншим кореспондентам тільки, якщо це обумовлено резолюцією голови або заступника голови райдержадміністрації.

153. Листи, що адресуються вищим державним посадовим особам, міністрам, підписуються тільки головою райдержадміністрації, а у разі його тривалої відсутності або відпустки, першим заступником.

154. Листи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою райдержадміністрації або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

155. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Голова районної державної адміністрації

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Голова

підпис

       ініціали (ініціал імені), прізвище

156. У разі надсилання листа одночасно кільком установам одного або вищого рівня голова або заступники голови райдержадміністрації  підписують всі його примірники.

У разі надсилання листа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі разом з другим примірником з візами виконавців, а на місця розсилаються засвідчені відділом діловодства його копії.

157. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Голова

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова районної державної адміністрації

Голова оайонної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки

158. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

159. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до установи

160. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко Олена Іванівна 256 23 29

161. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи N 03-10

До справи N 05-19

Лист-відповідь від 20.05.2011
N 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2011

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011

 

162. З метою створення Єдиного реєстру електронної бази даних (далі – Реєстр) згідно з Законом України «Про доступ до публічної інформації» всі електронні копії розпоряджень, наказів, доручень голови та заступників голови райдержадміністрації, протоколів колегій, апаратних нарад та інших колегіальних органів райдежадміністрації, листів за підписом голови та заступників голови райдержадміністрації, інших документів утворена в процесі виконання владних повноважень (крім інформації з обмеженим доступом) повинні надаватися виконавцями на електронних носіях або пересилатися на електронну адресу public@odessa.gov.ua з позначкою «відділу діловодства для занесення в Реєстр».

У разі коли установа - автор документа подає відділу діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Копіювання та засвідчення копій документів

163. Копіювання розпоряджень,  службових документів, що за резолюціями голови і його заступників направляються для виконання структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним підрозділам органів виконавчої влади, здійснюється відділом діловодства.

При копіюванні службових документів, які реєструються згідно з номенклатурою справ у відділі діловодства, виконавці інших підрозділів апарату райдержадміністрації заповнюють замовлення згідно з додатком 10 за погодженням начальника відділу діловодства.

 Дозвіл на розмноження матеріалів колегії райдержадміністрації, апаратних нарад надає начальник відділу організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації.

Виготовлення більшої кількості копій, ніж зазначено у замовленні, забороняється.

164. В райдержадміністрації засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці першому попереднього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови райдержадміністрації, його заступників або начальника відділу діловодства.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників відділ організаційно-кадрової роботи може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

165. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу діловодства ті контролю

апарату райдержадміністрації

підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

            Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою структурного підрозділу (відділу діловодства, відділу організаційно-кадрової роботи).

166. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний номер, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу діловодства.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Порядок надсилання вихідних документів

167. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, фельд'єгерською службою.

168. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відділом діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

169. З використанням засобів електронного та факсимільного зв'язку здійснюється передача термінових документів. У такому разі оригінал документа надсилається відповідальному підрозділу райдержадміністрації для організації виконання згідно з резолюцією керівництва.

170. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації

171. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у розносному журналі.

172. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника відділу діловодства.

173. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу діловодства у встановлений час.

Документи про службові відрядження

174. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи райдержадміністрації та структурного підрозділу апарату райдержадміністрації.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбаченого планами роботи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я голови або заступника голови райдержадміністрації, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Згідно з резолюцією на доповідній записці  готується наказ  про відрядження,  не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 11).

175. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк подає авансовий звіт відділу фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації та звіт або інформацію про результати виконання завдання відповідно до наказу або доручення голови або заступника голови райдержадміністрації.

III. Організація документообігу та виконання документів

Порядок приймання, реєстрації та  проходження документів

Приймання документів

176. Всі документи, що надходять на адресу районної державної адміністрації здійснюються, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою а також засобами електронного зв’язку.

Поштою доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Електронні повідомлення приймаються централізовано на електронну адресу rda_golova@belyaevka.od.ua та genotdel@bilyaivka.odessa.gov.ua .

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У вихідні та святкові дні всі документи приймає оперативний черговий райдержадміністрації.

 177. Усі документи, що надходять, приймає централізовано відділ діловодства та контролю апарату районної державної адміністрації.

Працівникам інших підрозділів апарату районної державної адміністрації забороняється приймати будь-яку незареєстровану у відділі діловодства кореспонденцію, адресовану райдержадміністрації чи конкретним посадовим особам.

Документи, які одержують факсом або електронною поштою у приймальні голови, райдержадміністрації або інші підрозділи райдержадміністрації на адресу райдержадміністрації та керівництва, підлягають обов’язковій реєстрації у відділі діловодства.

178. Робота з документами, одержаними електронною поштою, ведеться лише для прискорення процесу опрацювання службових документів, тобто електронні копії не заміняють службових документів на паперових носіях.

179. Робота з документами з грифом „Для службового користування” здійснюється за окремою Інструкцією.

180. Відділ  діловодства розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

181. При розпечатуванні конвертів та пакетів обов’язково перевіряється відповідність номерів на документах та конвертах. Відсутність документів, позначених на конвертах та пакетах, або додатків до них фіксується в акті, один екземпляр якого направляється адресату.

182. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

183. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються адресату без розгляду.

184. Якщо кореспонденція доставляється фізичною особою, то її вміст перевіряється у присутності зазначеної особи, відповідний працівник відділу діловодства засвідчує прийом документів в розносному журналі кореспондента та надає консультацію про час і телефони, за якими треба звертатися для одержання інформації про хід розгляду питань, зазначених  у документі.

185. Електронні носії інформації обов'язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

186. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

 Попередній розгляд документів

та підготовка їх до розгляду керівництвом районної державної адміністрації

187. Всі документи, що надійшли на адресу районної державної адміністрації, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу підлягають обов’язковому попередньому розгляду у відділі діловодства.

188. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх для розгляду голові районної державної адміністрації або його заступникам відповідно до функціональних обов’язків.

189. Реєстрації підлягають всі документи, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, що зазначені в  додатку 12 до Інструкції.

190. Попередній розгляд і реєстрація документів повинні здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Документи вищих органів влади, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

191. Під час попереднього розгляду документів необхідно керуватися структурою районної державної адміністрації, положеннями про апарат районної державної адміністрації та структурні підрозділи, що входять до складу районної державної адміністрації, посадовими інструкціями, функціональними обов’язками, номенклатурою справ.

192. Голові райдержадміністрації, у разі його відсутності, або відпустки – першому заступнику голови райдержадміністрації (у разі відсутності останнього – одному із заступників голови районної державної адміністрації) передаються на розгляд акти законодавства, листи міністерств, державних комітетів, обласної державної адміністрації, районної ради, сільських голів,  документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності райдержадміністрації, пропозиції з кадрових питань, угоди, договори  про співробітництво райдержадміністрації з іншими регіонами України та іноземними державами.

193. Відразу після реєстрації на розгляд голові райдержадміністрації передаються акти і доручення Президента України і Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації, його заступників, голови обласної ради, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом „Невідкладно”

194. Всі документи готує та подає для розгляду голові районної державної адміністрації начальник відділу діловодства щоденно у встановлений головою райдержадміністрації час.

Термінові документи подаються на розгляд негайно.

195. Якщо у документах, що подаються на розгляд голові райдержадміністрації, є посилання на документи, які були одержані раніше, до них додаються роздруковані комп’ютерні картки із позначенням виконавців, інформації про стан виконання, а у разі потреби, їх копії або оригінали.

196. Інші документи передаються після реєстрації заступникам голови районної державної адміністрації відповідно до розподілу основних обов’язків між головою райдержадміністрації та його заступниками спеціалістами загального відділу райдержадміністрації.

197. До документів, в яких посилання на документи, які були одержані раніше, спеціалісти відділу діловодства апарату райдержадміністрації додають роздруковані комп’ютерні картки із позначенням виконавців, інформації про стан виконання, готують відповідні проекти резолюцій і щоденно у визначений заступниками голови райдержадміністрації час подають для розгляду.

198. Документи після розгляду заступниками голови райдержадміністрації повертаються до відділу діловодства щоденно до 11 години для внесення необхідних даних в електронну базу даних, копіювання та передачі виконавцям.

199. Документи, які передаються для розгляду заступникам голови райдержадміністрації, керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації щоденно фіксуються на карточках спеціалістом відділу діловодства або в окремому журналі. Заступники голови особисто та спеціалісти  структурних підрозділів райдержадміністрації, відповідальні за діловодство та контроль, засвідчують їх одержання своїми підписами. 

Реєстрація  документів

200. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

201. Реєструються всі документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення централізовано відділом діловодства (крім тих, що зазначені в додатку 12).

Окрема група документів згідно з номенклатурою справ реєструється:

в юридичному відділі - договори, угоди, меморандуми тощо;

у відділі фінансово-господарського забезпечення - акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерських документів тощо

202. В апараті райдержадміністрації використовується автоматизована комп’ютерна програма «Дело – 12.0» (з використанням спеціальних комп'ютерних програм) та журнальна форма реєстрації документів.

            203. За допомогою автоматизованої форми реєстрації документів відділ діловодства формує банк реєстраційних даних в електронному вигляді.

204. Підрозділам апарату райдержадміністрації надана можливість користуватися банком реєстраційних даних згідно з компетенцією для одержання необхідної інформацією про всі документи.

            205. Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки відповідає цій Інструкції, а порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці відповідає комп'ютерній програми.

206. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

207. Всі документи, які обробляються у відділі діловодства, реєструються в електронній базі даних.

            Документи, які обробляються в підрозділах апарату – в окремих журналах.

208. Документи реєструються лише один раз.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

209. Факсограми реєструються тільки після їх копіювання на високоякісній копіювальній машині, підшиваються в окрему справу та після одержання оригіналу документа у справу поточного архіву.

210. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються із зазначенням електронної адреси відправника і адресата, підшиваються в окрему справу та після одержання оригіналу документа у справу поточного архіву.

Реєстраційний індекс

211. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, доповнюється індексами за номенклатурою справ структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний, вихідний чи внутрішній.

212. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10/01, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою, 01 – індекс посадової особи, що розглядала документ.

213. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності – індекс посадової особи,  індекс справи за номенклатурою та порядковий номер, наприклад: 03/02-15/258, 03 - де індекс посадової особи, що розглядала документ, 02 -15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

214. До документів з грифом "Для службового користування" додається відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК.

215. Для документів вищих органів влади додається відмітка, яка складається з літер, наприклад 229/ДВО-08.

216. Порядок реєстрації протоколів та  доручень

Протоколи засідання колегії, апаратних нарад райдержадміністрації реєструються шляхом присвоєння порядкового номера на день реєстрації за зразком:

Протокол № 3

20 квітня 2012 року                                                                                             м.Біляївка

Для реєстрації протоколів районних, виїзних, робочих нарад голови райдержадміністрації використовується умовне позначення «ОН» через тире порядкового номера на день реєстрації за зразком:

Протокол № 15-ОН

20 квітня 2012 року                                                                                місце проведення

Для реєстрації доручень використовується умовне позначення літера “Д”, реєстраційний індекс особи, яка його підписала, індекс справи згідно з номенклатурою справ, порядковий номер на день реєстрації за зразком. Всі індекси відокремлюються похилою косою рискою:

від 23 лютого 2012 року                                                                № Д/01/06- 16/77

Посилання на реєстраційний індекс і дату

217. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає  в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу

218. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Резолюція

219. Результати розгляду документа фіксуються в резолюції, яка повинна містити чіткі та вичерпні вказівки щодо виконання документа.

220. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника або  електронний підпис керівника, або факсимільний підпис керівника з зазначенням дати.

Завдання формулюється стисло та зрозуміло. Якщо завдання доручається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в резолюції не обумовлено інше.

221. На документі не може бути більше двох резолюцій, причому друга резолюція повинна деталізувати порядок виконання першої. Конкретна організаторська робота не може підмінятися написанням безлічі резолюцій.

222. Якщо на думку заступника голови райдержадміністрації з документами повинні ознайомитись працівники підрозділів, які не зазначені в резолюції, то він дописує їхні прізвища у листі ознайомлення.

223. Якщо заступник, який відповідає за виконання резолюції голови райдержадміністрації, вважає, що до її виконання треба залучити підрозділи, які йому не підпорядковані, він звертається з відповідною пропозицією до інших заступників голови райдержадміністрації (на бланку резолюції).

224. Резолюція пишеться та роздруковується за допомогою системи автоматизованого діловодства „ДЕЛО”.

225. Якщо голова або заступник голови райдержадміністрації бажає дати завдання або ознайомити підлеглих з документом, який не підлягає реєстрації відповідно до додатка 12 Інструкції, можна користуватися власними спеціальними бланками.

226. В окремих випадках резолюція (згода, віза) може бути написана безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту, або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа, але не на полі.

Проходження вхідних документів

227. Документи, які направляються для роботи заступникам голови райдержадміністрації, одержують спеціалісти відділу діловодства апарату райдержадміністрації щоденно після 16 години у відділі діловодства.

228. Всі документи, які відповідно до резолюції передаються на виконання у структурні підрозділи райдержадміністрації, одержують працівники підрозділів, що відповідно до функціональних обов’язків відповідають за роботу з документами.

229. Передачу документів для структурних підрозділів райдержадміністрації та територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади України здійснюють працівники відділу діловодства апарату райдержадміністрації. Прийом та передача засвідчуються в розносних журналах та реєстраційних карточках відповідного підрозділу райдержадміністрації.

230. Документи розглядаються в день подання їх на розгляд.

Якщо заступник голови райдержадміністрації у відрядженні більше 2 робочих днів, то спеціаліст відділу діловодства апарату райдержадміністрації готує документи для розгляду заступнику голови райдержадміністрації, який його замінює згідно з розподілом обов’язків, затверджених відповідним розпорядженням голови райдержадміністрації.

231. Розглянуті документи повертаються до відділу діловодства апарату районної державної адміністрації щоденно до 11 години. Документи з резолюціями заступників голови районної державної адміністрації передаються до структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади наступного дня після повернення їх до відділу діловодства райдержадміністрації, термінові – негайно.

232. Якщо згідно з резолюцією голови та заступників голови райдержадміністрації  одночасно потрібно ознайомити керівників підрозділів та організувати виконання, відділ діловодства направляє оригінал Документа для ознайомлення (за принципом субординації), а копію - виконавцям завдань.

233. Якщо документ терміновий, відділ діловодства передає першому виконавцю оригінал Документа, а співвиконавцям – копії.

234. Якщо Документ потребує термінового або негайного виконання, за дорученням заступника голови райдержадміністрації спеціаліст відділу діловодства може надіслати виконавцям його ксерокопію.

235. Районна державна адміністрація має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам відповідно до резолюції голови та заступників голови райдержадміністрації.

236. Великі за обсягом документи відділ діловодства не тиражує, а передає першому виконавцю з написом “Просимо організувати спільну роботу з виконання”.

Перший виконавець самостійно визначає організаційні форми виконання такого Документа, повідомляє співвиконавців, зазначених у резолюції, про зміст, резолюцію та передбачені строки виконання.

237. Документи адресовані комісіям, радам, робочим групам, та іншим дорадчих органам райдержадміністрації, утвореним розпорядженнями голови, дорученнями голови або заступників голови райдержадміністрації, передаються секретарям зазначених органів для роботи без реєстрації у відділі діловодства.

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

238. Документообіг в апараті райдержадміністрації - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення відділом діловодства.

239. Всі Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в апараті райдержадміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

240. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в райдержадміністрації найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування підрозділів райдержадміністрації та  робочих місць.

241. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом Біляївської районної державної адміністрації, розподілом основних обов'язків між головою, першим заступником, заступниками голови, керівником апарату, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

242. Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів щодо організації діловодства, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в райдержадміністрації.

Відділ діловодства разом із залученням фахівців КП "Обласний інформаційно-аналітичний центр" Одеської обласної ради  розробляє порядок електронного документообігу.

Облік обсягу документообігу

243. Обсяг документообігу апарату райдержадміністрації - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (розпорядчих, внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

244. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації відділу діловодства.

За одиницю обліку береться тільки документ, а не його копія.

Окремо підраховуються звернення громадян та запити на інформацію.

Результати обліку документами узагальнюються відділом діловодства щоквартально та розглядаються на апаратних нарадах.

245. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличних формах, розроблених відділом діловодства з урахуванням вимог встановленої автоматизованої програми діловодства в апараті райдержадміністрації.

Організація контролю за виконанням документів розпоряджень голови райдержадміністрації та доручень голови, заступників голови райдержадміністрації (далі – Документів)

Система  та складові контролю

246. Виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших актів центральних органів влади, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, доручень голови та заступників голови облдержадміністрації, розпоряджень, доручень голови районної державної адміністрації та заступників голови райдержадміністрації,  інших документів, що потребують відповідного реагування, підлягають контролю, який здійснюється у порядку, визначеному Регламентом районної державної адміністрації та цією Інструкцією.

247. Завданням контролю за виконанням Документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

248. Складовими системи контролю є :

подання пропозицій до плану роботи райдержадміністрації щодо розгляду питань виконавської дисципліни на засіданнях колегії та апаратних нарадах райдержадміністрації;

двічі на рік звітування на засіданнях колегії райдержадміністрації про стан виконання актів і доручень Президента України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, доручень голови та заступників голови облдержадміністрації, розпоряджень, доручень голови районної державної адміністрації та заступників голови райдержадміністрації, структурними підрозділами райдержадміністрації та виконкомами місцевих рад району;

 

організація проведення щорічної оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами Біляївської райдержадміністрації, виконкомами місцевих рад контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, керівництва Одеської облдержадміністрації, обласної ради та райдержадміністрації; 

 

перевірка роботи структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад району щодо організації діловодства та контролю;

 

утворення робочих груп щодо перевірки роботи структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад району з виконання актів і доручень Президента України, керівництва Одеської облдержадміністрації, обласної ради та райдержадміністрації; 

 

надання консультативної та практичної допомоги структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад району з організації діловодства та контролю;

 

щоквартальне навчання спеціалістів структурних підрозділів райдержадміністрації з організації діловодства та контролю;

 

щотижневе інформування на апаратних нарадах райдержадміністрації про поточний стан справ з питань контролю за виконанням документів, розпоряджень, доручень голови та заступників голови облдержадміністрації та райдержадміністрації;

своєчасне доведення переліків контрольних документів і завдань до виконавців;

зняття з контролю;

розгляд показників роботи з вхідними і  вихідними листами, розпорядженнями голови райдержадміністрації, дорученнями голови та заступників голови райдержадміністрації розглядаються на апаратних нарадах кожний квартал.

 249. Відповідальність за організацію контролю за виконанням Документів покладається на відповідних заступників голови, керівника апарату, керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, до компетенції яких належить вирішення завдань, що містяться в документах, а також особи, визначені в резолюції керівництва райдержадміністрації.

250. Контроль за строками, змістом, формою виконання Документів, своєчасне доведення їх до виконавців  покладається на  спеціалістів  відділу діловодства апарату райдержадміністрації.

251. В райдержадміністрації діє комп’ютерна система обліку та контролю за виконанням Документів.

252. Електронна база даних райдержадміністрації діє відповідно до цієї Інструкції та дозволяє у будь-який час підготувати таку інформацію:

- реєстр всіх Документів за певний період (квартал, рік).

- реєстр Документів за групами вхідних, розпоряджень, протоколів, доручень, вихідних за певний період (квартал, рік).

-  реєстр Документів, не виконаних на відповідну дату;

-  реєстр Документів, зареєстрованих за певний період;

-  реєстр Документів, що перебувають на контролі на відповідну дату;

-  реєстр Документів, виконаних за певний період;

- реєстр невиконаних Документів;

- реєстр  Документів знятих з контролю з порушенням строків виконання.

253. Кожної п’ятниці для заступників голови облдержадміністрації готується реєстр Документів невиконаних підлеглими структурними підрозділами райдержадміністрації та територіальним підрозділам органів влади спеціалістами відділу діловодства апарату райдержадміністрації для вжиття заходів реагування.

Порядок  контролю

254. Оперативний контроль за своєчасним і якісним виконанням та строками подання інформацій про виконання Документів відповідними структурними підрозділами райдержадміністрації здійснюють заступники голови райдержадміністрації, керівник апарату та спеціалісти відділу діловодства.

255. Під час взяття документа на контроль на лівому боці його першого аркуша відділом діловодства проставляється штамп “Контроль” із зазначенням строку, або в резолюції під підписом голови або заступника голови райдержадміністрації, керівника апарату зазначається строк контролю.

256. Спеціалісти відділу діловодства апарату райдержадміністрації надають методичну допомогу та здійснюють безпосередній контроль за реагуванням структурними підрозділами райдержадміністрації, виконкомами місцевих рад на документи з питань, що відносяться до компетенції заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату згідно з розподілом обов’язків.

257. На виконання резолюції «Прошу підготувати відповідь» структурний підрозділ райдержадміністрації чи територіальний підрозділ органу влади (далі - виконавець), якому доручено виконання документа, готує відповідь за підписом голови, заступника голови або керівника апарату райдержадміністрації, згідно з резолюцією.

258. На виконання резолюції «Прошу надати відповідь» виконавець надає відповідь за власним підписом. Копія відповіді надається відділу діловодства для  подальшої доповіді заступнику голови районної державної адміністрації,  керівнику апарату, які написали резолюцію, або зазначений в резолюції голови райдержадміністрації.

259. Голова або заступник голови райдержадміністрації засвідчує особистим підписом із зазначенням дати на першому аркуші відповіді у лівому верхньому кутку нижче реквізиту “Адресат” згоду на зняття Документу з контролю.

260. Документ вважається знятим з контролю лише тоді, коли повністю виконані всі завдання, які  зазначені в ньому, та резолюції керівництва.

261. Підставою для зняття Документа з контролю можуть бути видані на його виконання розпорядження, накази, підготовлені звіти, інформації, довідки, відповіді тощо, якщо згідно з резолюцією цього достатньо.

262. Якщо заступник голови райдержадміністрації не згоден з відповіддю про це робиться напис «Не згоден» або прикріпляється нова резолюція із відповідним завданням.

Документ обов’язково повертається у відділ діловодства для внесення відповідних відміток в електронну базу даних.

263. Якщо виконання документа доручалось декільком підрозділам, то другий примірник відповіді візується всіма виконавцями, зазначеними в резолюції.

264. Якщо на виконання документа доручено підготувати розпорядження, а у процесі роботи з’ясувалось, що такої необхідності не має, про це інформується голова райдержадміністрації.

265. На виконання резолюції “Доповісти”, “Надати пропозиції» виконавці готують доповідні записки чи інформації за підписом керівника підрозділу погоджену заступником голови, якій зазначений в резолюції.

266. На виконання резолюції “Надати узгоджені пропозиції” перший виконавець готує доповідну записку чи інформацію з візами всіх співвиконавців, або додає їх письмові пропозиції до своєї.

267. Доповідні записки чи інформації на виконання документів з резолюцією “Доповісти особисто” приймає відділ діловодства після особистої доповіді виконавця керівнику, який дав доручення. Про доповідь свідчить особистий підпис голови, чи відповідного заступника голови чи керівника апарату райдержадміністрації.

268. Надіслані місцевим органам виконавчої влади вихідні листи, що містять завдання, відділ діловодства не контролює.

Відповіді на такі листи не реєструються у відділі діловодства, а передаються на узагальнення структурному підрозділу, якій підготував вихідний лист.

Строки контролю

269. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови райдержадміністрації.

Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації).

 Строки виконання вхідних документів обчислюються з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

270. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом райдержадміністрації в резолюції.

271. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в райдержадміністрації, до якої надійшов документ, а не в структурному підрозділі.

272. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

273. Строки підготовки інформацій про виконання актів Президента України та Кабінету Міністрів України подаються обласній державній адміністрації на узагальнення за 10 днів до закінчення строку, встановленого для цього органу, якщо інший строк не зазначено у самому документі.

Датою виконання таких інформацій вважається дата реєстрації у відділі діловодства.

274. Відлік встановлених документами строків виконання, не зазначених конкретними датами (на зразок “протягом  10-ти днів”, “у місячний строк”), ведеться від дати реєстрації документа в установі, що його видала.

275. Відлік строків виконання документів, встановлених резолюціями голови райдержадміністрації чи без зазначення строку виконання, ведеться з дня надходження документів до райдержадміністрації.

276. Строк виконання документів вищих органів влади можуть бути зміненими  лише ними. 

Пропозиції щодо продовження строку виконання акта Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, готується структурним підрозділом райдержадміністрації, територіальним підрозділом органу влади, відповідальним за виконання, та надсилається за підписом голови райдержадміністрації до облдержадміністрації та Адміністрації Президента України і Секретаріату Кабінету Міністрів України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

277. Датою  виконання  завдань,  визначених  в актах органів державної влади, і дорученнях вищих посадових осіб, виконання запитів, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в райдержадміністрації вихідних документів про виконання завдань.

Інформаційно-довідкова робота з документами

278. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням комп’ютерної бази даних.

279. Для підвищення ефективності роботи контрольної і пошукової системи відділом діловодства розробляються та постійно оновлюються  класифікаційні довідники системи електронного документообігу в апараті та надаються пропозиції щодо її впровадження в  структурних підрозділах райдержадміністрації

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників визначає  відділ діловодства.

280. У запровадженій системі електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа, ключовим словом або фразою тощо).

Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

 

Складення номенклатури справ

281. Номенклатура справ — це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві райдержадміністрації, із зазначенням строків зберігання справ.

 

282. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для встановлення в райдержадміністрації єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

 

283. В апараті райдержадміністрації відділом діловодства складається зведена номенклатура справ апарату (додаток 15) на основі номенклатури справ його структурних підрозділів (додаток 14).

 

Управління райдержадміністрації складають індивідуальні номенклатури справ, керуючись нормативними актами з питань організації та методики ведення архівної справи.

 

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується посадовою особою, відповідальною за архів.

 

Методична допомога у складенні та погодженні номенклатури справ надається  районним архівом або відділом діловодства.

 

284. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації схвалюється експертною комісією районої державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів (ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву області (ЕПК) один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури районної державної адміністрації, після чого затверджується головою районної державної адміністрації.

 

285. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі діловодства, другий використовується відділом діловодства  як робочий, третій передається відповідальному за архів районної державної адміністрації, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до Державного архіву області.

 

Структурні підрозділи апарату райдержадміністрації отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

 

286. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

 

  287. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в райдержадміністрації та її структурних підрозділах, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

 

288. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

 

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу районної державної адміністрації за класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06—12, де 06 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи, або 01.1—07, де 0.1.1 — індекс сектору у складі відділу або індекс відділу у складі управління,     7 — порядковий номер справи.

 

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

 

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

 

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

 

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

 

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

 

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

 

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

 

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії районної державної адміністрації ”.

 

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з обласним управлінням фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.

 

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення.

 

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

 

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;

Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.

 

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби — заголовок кожної справи.

 

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

 

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

 

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

 

У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

 

289. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

 

Формування справ

 

290. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

291. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30—40 міліметрів завтовшки).

 

292. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

 

293. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

 

294. Розпорядження з питань основної діяльності районної державної адміністрації, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

 

295. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

 

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

 

- документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

 

296. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

 

297. Доручення вищих органів влади, голови райдержадміністрації та його заступників і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

 

298. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

 

299. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

 

300. Особові справи державних службовців формуються відповідно до  Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.

 

301. Особові рахунки працівників райдержадміністрації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати повинні бути сформовані щомісяця за рік.

 

Зберігання документів в установах

 

302. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до до архіву апарату райдержадміністрації зберігаються за місцем їх формування.

 

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

 

303. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

 

304. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу голови районної державної адміністрації. На видану справу складається картка — замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

 

305. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

 

306. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови райдержадміністрації з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

 

307. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

 

            308.Для організації та проведення експертизи цінності документів районної державної адміністрації в її апараті утворюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

 

309. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах апарату районної державної адміністрації безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства апарату райдержадміністрації..

 

310. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву апарату райдержадміністрації, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

 

311. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

 

312. За результатами експертизи цінності документів в апараті райдержадміністрації складаються описи справ постійного, тривалого                     (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).

 

            313. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається на справи всього апарату райдержадміністрації. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

 

Складення описів справ

 

            314. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

 

            315. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

 

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

 

316. Описи справ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги відповідального за архів апарату райдержадміністрації.

 

317. Опис справ структурного підрозділу апарату райдержадміністрації складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву апарату райдержадміністрації, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

 

            318. На основі описів справ структурних підрозділів відповідальний за архів апарату райдержадміністрації готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

 

            319. Апарат Біляївської районної державної адміністрації та його структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу райдержадміністрації в установлені законодавством строки.

 

Оформлення справ

 

            320.Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

 

            321. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

 

            322. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

 

            323. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

 

Передача справ до архіву апарату районної державної адміністрації.

 

            324. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву апарату райдержадміністрації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

 

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву апарату райдержадміністрації за рішенням заступника голови райдержадміністрації або керівника апарату.      

 

            325. Передача справ до архіву апарату райдержадміністрації здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим заступником голови або керівником апарату райдержадміністрації.

 

            326. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

 

            327. Приймання — передача кожної справи здійснюється відповідальним за архів апарату райдержадміністрації в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

 

            328. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву апарату райдержадміністрації за описами.

 

У кінці кожного примірника опису відповідальний за архів апарату райдержадміністрації, розписується у прийнятті і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві апарату райдержадміністрації.

 

            329. У разі ліквідації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву апарату райдержадміністрації незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

 

330. Структурні підрозділи райдержадміністрації зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до архівного відділу райдержадміністрації.

 

 

 

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 13)

 

 

ВИМОГИ

до оформлення документів

 

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

 

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації у Біляївському районному управлінні юстиції в Одеській області, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

 

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

 

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

 

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

 

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

 

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

 

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

 

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

 

 

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

Додаток 2

до Інструкції

(пункт 16)

 

УКРАЇНА

БІЛЯЇВСЬКА  РАЙОННА  ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ  ОДЕСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

пр. Жовтневої революції, 11,  м. Біляївка, Одеської області, 67600,  

тел. (04852) 2-54-82, тел./ факс (04852) 2-54-82

email: rda_golova@belyaevka.od.ua.   веб-сайт: http://bilyaivka-rda.odessa.gov.ua/

Код ЄДРПОУ 04057095

_____________________________________________________________________

______________№ ____________

на № ___________ від _________ 

Додаток 3

до Інструкції

(пункт 16)

 

 

УКРАЇНА

 

БІЛЯЇВСЬКА  РАЙОННА  ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ  ОДЕСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

 

Додаток 4

до Інструкції

(пункт 16)

 

 

УКРАЇНА

 

БІЛЯЇВСЬКА  РАЙОННА  ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ  ОДЕСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

ДОРУЧЕННЯ

Додаток 5

до Інструкції

                                                                                                                           (пункт 31)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

 

 

1. Акти (інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт тощо).

3. Кошториси витрат.

4. Номенклатури справ.

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії тощо).

6. Описи справ.

7. Посадові інструкції.

 

 

 

Додаток 6

до Інструкції

                                                                                                                            (пункт 32)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, які скріплюється гербовою печаткою

 

Розпорядження голови райдержадміністрації

Акти (виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на зарплату, нараховану  і належну виплату зарплати тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей,  бюджетні, банківські, пенсійні платіжні доручення.

Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Заявки на обладнання.

Зразки відбитків печаток і  підписів працівників, що мають право здійснення фінансово – господарських операцій.

Кошторис витрат на утримання апарату управління, калькуляція за договором, капітальне будівництво тощо.

Нагородні листи, подання  і клопотання  про нагородження орденами і медалями, преміями.

Титульні списки.

Штатні розписи.

Контракти з керівниками підприємств, установ, організацій.

Статути релігійних організацій.

Угоди, договори, меморандуми.

 

Додаток  7

до Інструкції

(пункт 75)

ПРОТОКОЛ  № 1

засідання колегії Біляївської районної державної адміністрації

 

30  січня 2012 року                                                                                                      м. Біляївка

 

Голова колегії:  прізвище,  ініціали (за алфавітом), посада.             

Присутні члени колегії: прізвища, ініціали (за алфавітом).

Відсутні члени колегії: прізвища, ініціали (за алфавітом).

  На засіданні колегії були присутні керівники структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади, голови постійних комісій районної ради,  представники підприємств, установ, організацій та засобів масової інформації. Всього 153 особи відповідно до списку, який  додається до протоколу.

Порядок денний:

1. Про виконання районного бюджету за 2011 рік.

Доповідає –  прізвище ім’я по батькові.

 

2. Про звіт Біляївської районної державної адміністрації про виконання  Програми соціально-економічного і культурного розвитку Біляївського району за 2011 рік.

Доповідає - прізвище ім’я по батькові.

 

3. Про представлення до нагородження Почесною грамотою Одеської обласної державної адміністрації.  

Доповідає –  прізвище ім’я по батькові

 

Порядок денний, затверджений головою колегії, додається до протоколу.

 

ВИСТУПИЛИ: 

              - прізвище, ініціали, посада  - короткий зміст виступу.

 

Порядок денний:

 

1.СЛУХАЛИ: про виконання районного бюджету за 2011 рік.

 

Доповідач: прізвище, ініціали  - текст виступу додається до протоколу.

 

ВИСТУПИЛИ: прізвище, ініціали (за алфавітом), посада, короткий зміст виступу.

 

За результатами обговорення  першого питання 

 

ВИРІШИЛИ:

                 Підтримати проект розпорядження «Про виконання районного бюджету за 2011 рік» та надати його на підпис голові райдержадміністрації (розпорядження від _________________   № __________________).

 

2. СЛУХАЛИ: про звіт Біляївської районної державної адміністрації про виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Біляївського району за 2011 рік.

Доповідач:  прізвище, ініціали – текст виступу додається до протоколу.

 

ВИСТУПИЛИ: прізвище, ініціали (за алфавітом), посада, короткий зміст виступу.

 

За результатами обговорення  другого питання 

 

ВИРІШИЛИ:

 

            Доопрацювати проект розпорядження «Про звіт Біляївської районної державної адміністрації про виконання  Програми соціально-економічного і культурного розвитку Біляївського району за 2011 рік» та надати його на підпис голові райдержадміністрації (розпорядження від_____________________ № __________________  ).

 

3. СЛУХАЛИ: про представлення до нагородження Почесною грамотою Одеської обласної державної адміністрації

 

Доповідач:  прізвище, ініціали – текст виступу додається до протоколу.

 

За результатами обговорення  третього питання 

 

ВИРІШИЛИ:

 

            1. Інформацію взяти до відома.

 

Голова колегії                                 (підпис)                               прізвище, ініціали

 

Протокол вів:

прізвище, ініціали

номер телефону

 

 

 

 

                                                                                                                                    Додаток 8                               

         до Інструкції

        (пункт  75 )

ПРОТОКОЛ № 3

апаратної наради Біляївської районної державної адміністрації

 

30.01.2012 р.                                                                                   Місце проведення наради:

м. Біляївка,

Біляївська райдержадміністрація

зала  засідань, 2-й поверх.

Час проведення:  10.00

 

Головуючий:  прізвище, ініціали, посада.

 

На апаратній нараді були присутні 45 осіб, відповідно до списку, який додається до протоколу.

 

Порядок денний:

           

1. Про роботу з документами, розпорядженнями голови райдержадміністрації, дорученнями голови і заступників голови районної державної       адміністрації в апараті, структурних підрозділах  райдержадміністрації, та взаємодію з територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади у 2011 році.

            Доповідає –  прізвище ім’я по батькові.

           

2. Про удосконалення взаємодії керівників структурних підрозділів Біляївської райдержадміністрації із засобами масової інформації.

Доповідає – прізвище ім’я по батькові.

           

3. Про стан виконавської дисципліни в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади.

            Доповідають – прізвище ім’я по батькові.

Порядок денний, затверджений головуючим, додається до протоколу.  

 

ВИСТУПИЛИ:

Головуючий поінформував про:  короткий зміст виступу.

 

Порядок денний:

 

1. СЛУХАЛИ: про роботу з документами, розпорядженнями голови райдержадміністрації, дорученнями голови і заступників голови районної державної адміністрації в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації, та взаємодію територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади у 2011 році.

Доповідач:  - прізвище, ініціали,   -  загальні показники додаються до протоколу.

За результатами обговорення  першого питання

 

ВИРІШИЛИ:

 

 Доручити:  прізвище, ініціали кому надано доручення   - 

            Доопрацювати проект доручення «Про роботу з документами, розпорядженнями голови райдержадміністрації, дорученнями голови і заступників голови районної державної адміністрації в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації, та взаємодію територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади у 2011 році» та надати його на підпис голові райдержадміністрації (доручення від__________ № ______________  ).

 

2. СЛУХАЛИ: про удосконалення взаємодії керівників структурних підрозділів Біляївської райдержадміністрації із засобами масової інформації.

 

Доповідач:  прізвище, ініціали - текст доповіді додається до протоколу.

 

За результатами обговорення  другого питання

 

ВИРІШИЛИ:

Доручити:

 

        Керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади: ( зміст доручень).

 

3. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади.

Доповідач:  прізвище, ініціали  – зміст доповіді.

 

За результатами обговорення  третього  питання

ВИРІШИЛИ:

Доручити: прізвище, ініціали кому надано доручення.

 

Зміст доручення.

Посада головуючого                                   підпис                         прізвище, ініціали 

Протокол вів:

прізвище, ініціали

номер телефону

Додаток 9

до Інструкції

(пункт 98)

 

 

УКРАЇНА

 

БІЛЯЇВСЬКА  РАЙОННА  ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ  ОДЕСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

 

проспект Жовтневої революції, 11, м. Біляївка,  Одеської області, 67600

тел. (04852) 2-52-71,  тел./факс (04852) 2-54-82

 

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 1

засідання колегії районної державної адміністрації

від 30 січня 2012 року

 

2. СЛУХАЛИ: Про звіт Біляївської районної державної адміністрації про виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Біляївського району за 2011 рік.

 

ВИРІШИЛИ:

 

            1. Доручити структурним підрозділам райдеражміністрації -  зміст доручення.

 

Голова районної державної

адміністрації, голова колегії                                                     ініціали, прізвище

 

Додаток 10

до Інструкції

(пункт 154)

ДОЗВОЛЕНО ДО ДРУКУ

Посада, підпис
Дата

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу

Структурний підрозділ ________________________________________________________________

Виконавець  _________________________________________________________________________
(прізвище)

телефон №   __________________________________________________________________________

Кількість сторінок   ___________________________________________________________________

Кількість примірників _________________________________________________________________

Керівник структурного підрозділу _______________________________________________________
(дата, підпис)

Прийнято до виконання   _________________________________________________________________
(дата, підпис)

Завідуючий друкарнею ________________________________________________________________
(підпис, розшифровка підпису)

Строк виконання _____________________________________________________________________

Одержано виконану роботу  ____________________________________________________________
(дата, підпис)

 

 

 

 

 

 

Додаток 11

до Інструкції

(пункт 165)

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

N

Прізвище, ініціали

підрозділ апарату та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу (розпорядження)

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття
з відрядження

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

Додаток 12

до Інструкції

(пункт 180)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом

 

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

Додаток 13

до Інструкції

(пункт 261)

 

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням строків виконання, що встановлені

законодавством

 

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

 

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

 

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

 

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

 

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

 

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

 

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

 

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

 

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

            Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

 

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

 

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

 

Додаток  14
до Інструкції
(пункт 274)

Апарат Біляївської районної державної адміністрації

______________________________

Найменування структурного підрозділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

На__________рік

_________________________________________________________________
(назва розділу)

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

 

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

Найменування посади керівника
структурного підрозділу

__________

_______________________

___  ______________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

ПОГОДЖЕНО

 

Особа, відповідальна за архів апарату райдержадміністрації

 

________ _______________________
  
(підпис)     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  __________ 20___ р. № _____

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у ____________________________________

              ( назва структурного підрозділу)

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

____________
Усього

 

 

 

 

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі

__________

_______________________

___  _____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Підсумкові відомості передано до відділу діловодства апарату райдержадміністрації

 

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей

__________

_______________________

___  _____________ 20___ р. 

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

                                                            Додаток 15

                                                           до Інструкції

                                                                                                                                                                                             (пункт 274)

 

Апарат Біляївської районної державної адміністрації

             ЗАТВЕРДЖУЮ

 

            Голова Біляївської районної

            державної адміністрації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

____________________
         (підпис)  (ініціали , прізвище)

               МП

__________ № ___________

          ___  ____________ 20___ р.

На__________ рік

 

 

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

 

_________________________________________________________________ (назва розділу*)

 

Найменування посади начальника відділу діловодства

______________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Віза особи, відповідальної за архів апарату райдержадміністрації

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК апарату районної державної адміністрації

________ № ________

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК Державного архіву Одеської області

_______ № ________

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в апараті Біляївської районної державної адміністрації

 

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

___________
Усього

 

 

 

 

Начальник загального відділу

______________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

Підсумкові відомості передано в архівний відділ Біляївської районної державної адміністрації

 

Найменування посади особи, відповідальної

за передачу відомостей

 

 

______________
(підпис)

 

 

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

Додаток 16
до Інструкції
(пункт 303)

Апарат Біляївської районної державної адміністрації

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Голова Біляївської районної державної адміністрації

 

АКТ

    _______________________________
   (підпис)    (ініціали, (ініціал імені) прізвище)

            МП

 

 

__________ № ____________

___  _____________ 20___ р.

_________________________
       (місце складення)

 

Про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду            

 

 

На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані

_________________________________________________________________                переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_________________________________________________________________
                                          або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                                                                         (найменування фонду)

 

 

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або останні дати справ

Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Приміт-ка

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                     (цифрами і словами)

Відповідальний за архів апарату райдержадміністраццї

____________

______________________

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК Державного архіву Одеської області

________ № ________

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК апарату районної державної адміністрації

________ № ________

       

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК Державного архіву Одеської області (протокол від ___  _____________ 20___ р. № ___________)

 

Документи в кількості ____________________________________ справ
        (цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
                                                                      (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

 

Найменування посади особи, яка здала документи

_________

______________________

___  _____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

___________________

Додаток 17
до Інструкції
(пункт 307)

__________Апарат Біляївської районної державної адміністрації  ____________
                                         (найменування установи)

_________________________________________________________________
                                   (найменування структурного підрозділу)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу

________      ________________________

    (підпис)           (ініціали (ініціал імені), прізвище)

  ___  ____________ 20___ р.

д

ОПИС № _________

_________________________________________________________________
(назва розділу)

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

 

1

2

3

4

5

6

7

 

У цей опис включено ____________________справ з № _______ по
                                               (цифрами і словами)

№ _________, у тому числі:           

літерні номери ___________________

пропущені номери ________________

 

Найменування посади укладача опису

___________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу діловодства

______  __________________________

 (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

Передав ________________________________________________ справ
   (цифрами і словами)

та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**
       (цифрами і словами)

 

Найменування посади працівника структурного підрозділу

________________

_______________________

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Прийняв ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)

та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
        (цифрами і словами)

 

 

Особа, відповідальна за архів апарату райдержадміністрації

________________

_______________________

___  _________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____________

*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

**Передаються разом із справами загальному відділу.